Controle a sua mente ou ela o controlará. — HORÁCIO, POETA ROMANO DO SÉCULO I A.C.
Cada projeto e cada tarefa na qual você decide trabalhar requerem certo grau de Atenção, energia e foco para ser realizada. A questão é: Como você pode realizar tudo o que precisa ser feito com a maior eficácia possível?
Muitas pessoas recorrem à multitarefa: tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Apesar de muitas pessoas presumirem que isso aumenta seu nível de eficiência, o Monoideísmo e a multitarefa são opostos completos. Neurologicamente, é impossível para o seu cérebro realizar a multitarefa. Quando você está tentando fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo, você não está realmente realizando um processamento paralelo — você está alternando a sua Atenção de uma coisa à outra. Enquanto está prestando atenção à tarefa A, está ignorando a tarefa B até voltar sua atenção a ela
Em consequência, a multitarefa produtiva é um mito. De acordo com vários recentes estudos neurológicos,2 quanto maior for o número de coisas às quais você tentar prestar atenção em qualquer determinado momento, mais o seu desempenho geral é prejudicado. É por isso que nunca é uma boa ideia falar ao celular enquanto dirige — ao tentar se concentrar em duas coisas ao mesmo tempo, você reduz seus tempos de resposta ao mesmo nível de uma pessoa que dirige embriagada.
A cada vez que alterna o foco da sua Atenção de uma coisa à outra, você fica sujeito à Penalidade da Alternância Cognitiva. Para agir, o seu cérebro precisa “ carregar” o contexto do que você está fazendo na memória operacional. Se você alternar constantemente o foco da sua Atenção, estará forçando seu cérebro a gastar tempo e esforço carregando e recarregando contextos vez após vez. É por isso que é possível passar o dia inteiro envolvido na multitarefa, não realizar nada e se sentir exausto no fim do dia — você queimou toda a sua energia alternando contextos em vez de progredir.
A Penalidade da Alternância Cognitiva constitui um custo de Atrito (que discutiremos posteriormente): quanto menos você alternar, mais baixo é o custo. É por isso que o Monoideísmo é tão eficiente — ao concentrar a sua Atenção em apenas uma coisa por vez, você está permitindo que o seu cérebro carregue o contexto na sua memória operacional apenas uma vez, o que significa que pode concentrar sua energia para de fato realizar a tarefa em questão.
Para evitar a alternância contextual improdutiva, o mais eficaz é utilizar uma estratégia de agrupamento de tarefas. Eliminar distrações pode ajudá-lo a impedir interrupções desnecessárias, mas é totalmente possível desperdiçar energia mental processando exaustivamente algo mesmo se tiver o dia inteiro livre. A melhor abordagem para evitar a alternância cognitiva desnecessária é agrupar tarefas similares.
Por exemplo, eu tenho dificuldade de realizar tarefas criativas (como escrever ou fazer vídeos de treinamento) entre reuniões com o cliente. Em vez de tentar fazer malabarismos com as duas responsabilidades ao mesmo tempo, eu as agrupo. Normalmente me concentro em escrever por algumas horas sem interrupções de manhã e agrupo meus telefonemas e reuniões no período da tarde. Dessa forma, posso me concentrar plenamente nas duas responsabilidades.
Eu uso uma estratégia similar para tarefas regulares do dia a dia, como atualizar relatórios financeiros ou atender a deveres eventuais: dedico algumas horas exclusivamente para concluir essas tarefas. Dessa forma, consigo realizar tudo o que preciso fazer em muito pouco tempo.
Paul Graham, um venture capitalist, programador e ensaísta, chama essa estratégia de agrupamento de tarefas de “ Agenda do Criador/Agenda do Administrador”.4 Se você estiver tentando criar algo, a pior coisa que pode fazer é tentar encaixar tarefas criativas entre tarefas administrativas — a alternância contextual destruirá a sua produtividade. A “ Agenda do Criador” consiste em grandes blocos de tempo sem interrupções; a “ Agenda do Administrador” é segmentada em vários pequenos blocos para reuniões. As duas agendas têm diferentes propósitos — só não tente combiná-las se a sua meta for realizar um trabalho produtivo.
Elimine a alternância contextual improdutiva e você realizará mais com menos esforço.
Fonte: http://book.personalmba.com/cognitive-switching-penalty/