Eu sou só um, mas sou um. Não posso fazer tudo, mas posso fazer algo. E, como não posso fazer tudo, não deixarei de fazer o algo que posso fazer. Devo fazer o que posso fazer. E o que devo fazer, pela graça de Deus, farei. — EDWARD EVERETT HALE, CLÉRIGO UNITARISTA E ESCRITOR DO SÉCULO XIX
Só existem quatro maneiras de “ fazer” alguma coisa: conclusão, exclusão, delegação e adiamento.
A Conclusão — efetivamente realizar a tarefa — é a opção que vem à mente da maioria das pessoas quando pensam em uma tarefa. Se você tiver uma lista de afazeres, provavelmente está presumindo que é responsável por realizar todas essas tarefas. Não é bem verdade — a Conclusão é melhor para tarefas importantes que só você pode fazer particularmente bem. Você pode lidar com todo o resto de outra maneira.
A Exclusão — eliminar a tarefa — é eficaz para qualquer item não importante ou desnecessário. Se alguma tarefa da sua lista de afazeres não for importante, não se sinta mal em eliminá-la. Se não valer a pena fazer, não valer a pena fazer bem ou rapidamente, não hesite em se livrar da tarefa.
A Delegação — incumbir outra pessoa da tarefa — é eficaz para qualquer coisa que outra pessoa possa fazer 80% tão bem quanto você. Para delegar você deve ter alguém a quem delegar. Empregados, fornecedores ou terceiros podem ajudá-lo a realizar mais coisas concluindo tarefas por você.
Ao preparar meu Curso Intensivo de Negócios on-line para o meu site Personal MBA,5 Kelsey e eu fizemos os vídeos, mas recrutamos a avó dela — uma digitadora absurdamente rápida — para nos ajudar a transcrevê-los. Com isso pudemos concluir o curso inteiro em tempo recorde sem nos sentirmos sobrecarregados.
Se você não tiver ninguém a quem delegar tarefas de rotina, pode ser bastante útil trabalhar com uma empresa de assistente virtual. Por menos de 100 dólares ao mês, você pode contratar uma equipe de profissionais para ajudá-lo a realizar as tarefas. Se você tiver pouca experiência com a delegação, é uma experiência que vale a pena tentar.
O Adiamento — protelar a tarefa — é eficaz para tarefas que não sejam críticas nem tenham um prazo. Não se sinta mal em protelar algumas coisas — a melhor maneira de se sobrecarregar é tentar lidar com coisas ao mesmo tempo. Deixar tarefas não importantes para mais tarde é uma boa maneira de manter sua atenção e energia focadas no que mais importa.
Em A arte de fazer acontecer, David Allen recomenda manter o que ele chama de lista “ algum dia/talvez” — uma lista de coisas que você gostaria de fazer um dia, mas que não sejam importantes neste exato momento. O pesquisador da criatividade Scott Belsky recomenda uma abordagem similar em A ideia é boa. E agora?: crie uma “ lista de ideias com potencial” de tarefas que você gostaria de realizar um dia, mas que não sejam prioritárias no momento. É bastante útil rever periodicamente essa lista quando está em busca de algo novo ou empolgante para fazer.
Use todas as quatro opções ao processar sua lista de afazeres e você fará muito mais do que imaginou ser possível.