Você precisa pensar nas grandes coisas enquanto faz as pequenas coisas, de forma que todas as pequenas coisas fluam na direção certa. — ALVIN TOFFLER, PESQUISADOR DA ÁREA DE TECNOLOGIA E FUTURÓLOGO
Nem todas as tarefas são criadas iguais — algumas são mais importantes do que outras.
Há um limite para o tempo e energia disponíveis para realizar as tarefas a cada dia. De todos os itens da sua lista de afazeres neste exato momento, alguns são realmente importantes e outros são muito pouco importantes. Se você quiser se beneficiar ao máximo do seu tempo e energia limitados, vale a pena se concentrar em concluir primeiro as tarefas que farão a maior diferença antes de dedicar seu tempo e energia a qualquer outra coisa.
Uma Tarefa Mais Importante (TMI) é uma tarefa crucial que levará aos resultados mais importantes que você está tentando atingir. Nem tudo o que você precisa fazer tem uma importância crítica, então não priorize da mesma maneira todos os itens da sua lista de afazeres. Ao dedicar alguns minutos para identificar algumas poucas tarefas particularmente importantes, será mais fácil para você se concentrar em realizá-las primeiro.
No início de cada dia, crie uma lista de duas ou três TMIs depois se concentre em realizá-las o mais rápido possível. Mantenha essa lista separada da sua lista de afazeres geral ou sistema de monitoramento de tarefas. Eu normalmente uso uma ficha de indexação — que você pode encontrar em qualquer papelaria — ou o “ Emergent Task Planner”7 de David Seah, um PDF que pode ser baixado gratuitamente da internet e que visa facilitar o planejamento do seu dia.
Ao criar sua lista de TMIs, é útil responder a seguinte questão de Autoconsulta: “ Quais são as duas ou três coisas mais importantes que preciso fazer hoje? Quais são as coisas que — se forem realizadas hoje — fariam uma enorme diferença?” Inclua só essas tarefas na sua lista de TMIs e tente realizá-las logo de manhã cedo.
É extremamente eficaz combinar essa técnica com a Lei de Parkinson (que veremos mais adiante), determinando um prazo artificial. Se você tiver a meta de concluir todas as suas TMIs até as 10 da manhã, você se surpreenderá com a rapidez na qual será capaz de realizar as tarefas mais importantes do dia.
Manter uma lista de duas ou três TMIs ajuda a manter um estado Monoideísta, permitindo-lhe ignorar interrupções que não sejam tão importantes. Se estiver trabalhando nas suas TMIs e alguém telefonar para você, é mais fácil ignorar a ligação ou dizer à pessoa “ Tenho um prazo apertado a cumprir, eu ligo mais tarde”. Por definição, tudo o que não seja uma TMI não é importante, de forma que é mais fácil ignorar interrupções não cruciais.
Conclua suas TMIs o mais rapidamente possível e terá o resto do dia para lidar com o que vier.
Fonte: http://book.personalmba.com/most-important-tasks/